Declararea stării de urgenţă - Procedura de convocare și întrunire a adunărilor generale

I. Context

În contextul răspândirii virusului SARS-CoV-2, Guvernul României a intervenit printr-o serie de măsuri punctuale, în vederea balansării dezideratului de asigurare a sănătății publice cu cel de auxiliere a activității operatorilor economici.

O primă măsură în acest sens a fost reprezentată de prorogarea pentru data de 31 iulie 2020, a termenului de depunere a situaţiilor financiare anuale aferente exerciţiului financiar 2019, respectiv a raportărilor contabile anuale încheiate la 31 decembrie 2019. Această măsură a fost dispusă prin Ordonanța de Urgență nr. 48/2020, publicată în Monitorul Oficial al României nr. 319 din data de 16 aprilie 2020.

Ulterior, sesizând că această măsura nu este suficientă, Guvernul a intervenit din nou, prin emiterea Ordonanței de Urgență nr. 62/2020, publicată în Monitorul Oficial al României nr. 372 din data de 8 mai 2020 – act normativ cu incidență în ceea ce privește termenul și modalitatea de convocare și de desfășurare a adunărilor generale ale acționarilor/asociaților (pe scurt „OUG nr. 62/2020”).

II. Noutăți referitoare la convocarea adunării generale a acționarilor/asociaților aduse prin OUG nr. 62/2020.

În baza OUG nr. 62/2020, termenul de întrunire al adunărilor generale a fost prelungit de la data de 31 mai, la data de 31 iulie. Ca atare, publicarea convocatorului în Monitorul Oficial al României se va putea efectua până cel târziu la data de 30 iunie.

Convocarea adunării generale se va putea realiza prin orice mijloace de comunicare la distanță care asigură transmitere textului – chiar dacă această posibilitate nu este prevăzută în actul constitutiv al societății, cu respectarea următoarelor condiții:

• comunicarea în scris de fiecare acționar sau asociat către administratorul/consiliul de administrație/directoratul societății, a adresei de corespondență la care poate primi convocatorul, în ipoteza în care această adresă nu reiese din registrul acționarilor/asociaților;
• publicarea convocatorului pe pagina de internet a societății – în cazul în care societatea deține una, dublată de transmiterea convocatorului prin poștă electronică tuturor asociaților/ acționarilor;

În situația în care acționarii transmit propuneri privind introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi, societatea va retransmite convocatorul modificat către toți asociații/acționarii, în aceeași modalitate indicată mai sus.

În ceea ce privește materialele informative referitoare la adunarea generală, acestea se vor publica pe pagina de internet a societății, iar, în ipoteza în care societatea nu deține o pagină de internet, se vor transmite acționarilor/asociaților prin poștă electronică sau prin poștă/curier - cu acoperirea costurilor de către societate;

În cazul adunărilor generale ținute prin corespondență sau prin mijloace de comunicare la distanță, convocatorul va trebui să cuprindă toate informațiile referitoare la data și ora adunării, forma de participare și modul de desfășurare a adunării generale și de acces a acționarilor/asociaților la aceasta, locul unde se transmit procurile, precum și modalitățile de exercitare a dreptului de vot.

III. Noutăți referitoare la modalitatea de desfășurare a adunării generale a acționarilor/asociaților aduse prin OUG nr. 62/2020.

Adunările generale vor putea avea loc și prin mijloace electronice de comunicare la distanță sau prin corespondență, chiar dacă actul constitutiv al societății nu prevede sau chiar interzice acest aspect.

În cazul desfășurării adunărilor generale în modalitatea indicată anterior, votul referitor la punctele de pe ordinea de zi care necesită vot secret, se va realiza prin mijloace care nu permit deconspirarea acestuia altor persoane decât cele însărcinate cu numărarea și validarea voturilor.

În cazul participării la adunarea generală prin reprezentant, procurile în original sunt transmise sau depuse la locul indicat în convocare, prin scrisoare recomandată sau servicii de poștă ori curier, respectiv prin poșta electronică (în situația procurilor semnate cu semnătură electronică extinsă), astfel încât să fie primite de societate până la data ținerii ședinței.

În cazul adunărilor generale ținute exclusiv prin corespondență:

• prezența fizică la adunarea generală nu este obligatorie nici în privința asociaților/acționarilor și nici în privința organelor de administrare ale societății.
• votul va fi comunicat de către asociați/acționari în modalitățile indicate în convocator, astfel încât votul să fie primit de societate până la data ținerii ședinței;

În cazul adunărilor generale ținute prin mijloace electronice de comunicare la distanță, în regim de teleconferință sau videoconferință, acestea trebuie să fie susceptibile a permite:

• compatibilitatea cu cele mai uzuale tehnologii fixe sau mobile de acces, cu un număr cât mai mare de sisteme de operare și conectarea cu rețele publice fixe sau mobile de comunicații electronice;
• identificarea participanților și participarea efectivă a acestora la ședință;
• transmisiunea continuă și în timp real a adunării generale, înregistrarea și arhivarea acesteia;
• comunicarea bidirecțională în timp real, astfel încât acționarii/asociații să se poată adresa de la distanță adunării generale;
• exprimarea votului în cursul adunării generale și înregistrarea acestuia;
• verificarea ulterioară a modului în care s-a votat în adunare.

Procesul-verbal al adunării generale va fi întocmit de către organele de administrare ale societății, alături de un salariat care va deține rolul de secretar tehnic (unde este posibilă desemnarea acestuia) și va trebui să cuprindă mențiunea expresă că formalitățile de convocare au fost îndeplinite în conformitate cu dispozițiile OUG nr. 62/2020.

IV. Considerații privind aplicabilitatea prevederilor OUG nr. 62/2020:

Prevederile OUG nr. 62/2020 sunt aplicabile în cazul:

4.1. Adunărilor generale convocate anterior publicării OUG nr. 62/2020 în Monitorul Oficial al României, pentru care ținerea ședinței este stabilită în cursul stării de urgență – caz în care:

• organul statutar care convocat adunarea generală are obligația de a informa acționarii/asociații despre modul de desfășurare a adunării și modalitățile de exercitare a dreptului de vot cu cel puțin 5 zile anterior de data fixată cu referire la desfășurarea acesteia;
• în împrejurări excepționale ce țin de măsurile luate de autorități pentru a opri răspândirea coronavirusului SARS-CoV-2, organul statutar care are competența de convocare a adunării generale  poate modifica data, ora și locul adunării cu cel puțin 5 zile anterior datei fixate cu referire la desfășurarea adunării, fără a fi obligat să reia procedura de convocare;

4.2. Adunărilor generale convocate pe durata stării de urgență, pentru care ținerea ședinței este stabilită ulterior încetării stării de urgență;

4.3. Adunărilor generale convocate și întrunite într-un termen de 2 luni ulterior încetării stării de urgență;

Hotărârile adunărilor generale adoptate în timpul stării de urgență, dar anterior publicării OUG nr. 62/2020, cu respectarea modalităților de desfășurare stipulate în OUG 62/2020 și cu exercitarea dreptul de vot în una din modalitățile prevăzute de OUG 62/2020, cu acordul tuturor acționarilor/asociaților, sunt considerate a fi legale. Exercitarea dreptului de vot se prezumă a constitui acord pentru desfășurarea în acest mod a adunării generale a acționarilor. Aceste hotărâri nu pot fi anulate pentru nerespectarea modalităților de desfășurare și de exercitare a dreptului de vot.

Prevederile OUG 62/2020 nu sunt aplicabile societăților aflate sub incidența Legii nr. 24/2017 privind emitenții de instrumente financiar și operațiuni de piață.

V. Probleme ridicate de prevederile OUG nr. 62/2020 care pot genera dezbateri și litigii.

Adoptarea OUG nr.  62/2020 este salutară în condițiile în care majoritatea societăților (cu predilecție cele pe acțiuni) au convocat deja Adunările Generale Ordinare (și, în unele cazuri, Extraordinare), în vederea aprobării situațiilor financiare, însă existau nenumărate inconveniente de ordin tehnic, datorate pandemiei COVID-19, care fac dificilă o dezbatere societară tradițională.

Pe de altă parte, nu trebuie uitat faptul că Legea nr. 31/1990 este, în multe cazuri, depășită de rapiditatea vremurilor și afacerilor prezente.

Ca întotdeauna, procesul de legiferare lasă loc de interpretări și interogații. În context, adoptarea OUG nr. 62/2020 nu este lipsită de controverse, sens în care merită punctate aici următoarele:

In primul rând, stabilirea unei modalități alternative de convocare a Adunării Generale a Acționarilor reprezintă o măsură la limita legalității, și care nu aduce neapărat beneficii raportat la pandemia în derulare. Astfel, convocarea tradițională a adunărilor generale presupunea, potrivit art. 117 alin. (3) din Legea nr. 31/1990, transmiterea convocatorului către Monitorul Oficial, respectiv un ziar local de largă răspândire. Această manieră de convocare nu implică deplasarea fizică la sediul Regiei Monitorului Oficial, sau al ziarului respectiv, ci o corespondență prin email. Din această perspectivă, OUG 62/2020 conferă organelor de administrare un drept discreționar de convocare alternativă, prin scrisoare recomandată, curier, email, fax etc.

Modalitățile alternative de convocare se dovedesc a fi inutile, întrucât limitările impuse de pandemia COVID-19 erau oricum respectare prin modalitatea tradițională de convocare (publicare în Monitorul Oficial și ziar local).

Din corelarea art. 2, 3 și 4 alin. (1) din OUG 62/2020, rezultă că organul administrativ care convoacă adunarea generală (Consiliul de Administrație, Directorul, etc.), este cel care decide nu doar modalitatea în care se convoacă adunarea generală, ci și modalitatea de desfășurare a acesteia. Din formularea art. 4 alin. (1) rezultă că administratorul poate decide organizarea adunării generale exclusiv prin corespondență. Această prerogativă se poate dovedi periculoasă, întrucât lipsește practic acționarii/asociații de posibilitatea dezbaterii punctelor de pe ordinea de zi, aceștia având exclusiv dreptul de a vota.

În același timp însă, Ordonanța de Urgență ridică probleme din perspectiva organizării efective a ședinței Adunării Generale. Pe de o parte, după cum am punctat, administratorii pot decide organizarea ședinței exclusiv prin corespondență. În același timp însă, art. 5 din OUG nr. 62/2020 stipulează faptul că Adunarea generală a acționarilor/asociaților poate fi ținută prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță, precum teleconferința sau videoconferința, cu respectarea caracterului secret al votului, dacă este cazul, și a dreptului de exercitare a votului prin corespondență.

Prin urmare, actul normativ ridică o întrebare și în același timp o problemă fundamentală: pot administratorii/directorii decide ca Adunarea Generală a Acționarilor/Asociaților să se desfășoare exclusiv prin corespondență, lipsind astfel posibilitatea acționarilor/asociaților de a dezbate în mod efectiv, într-un cadru formal, inclusiv prin videoconferință, ordinea de zi?

Din lectura prevederilor art. 3 alin. (2) din OUG 62/2020, rezultă foarte clar faptul că Organul statutar care are competența de a convoca adunarea generală va indica în convocator toate informațiile referitoare la data și ora adunării, formele de participare și modul de desfășurare a adunării generale și de acces al acționarilor/asociaților la aceasta(...). Consecutiv, art. 4 alin. (1) vorbește de adunările generale ținute exclusiv prin corespondență, ceea ce ne conduce la concluzia că, în mod cert, organele de administrare pot decide ca adunarea generală să se deruleze doar prin corespondență.

Înțelegând faptul că, în anumite situații, derularea ședințelor AGA prin videoconferință sau alte mijloace de comunicare la distanță, se poate ”lovi” de anumite impedimente de ordin tehnic, apreciem totuși că soluția aleasă de legiuitorul ”de urgență” este una extremă și de-a dreptul periculoasă. Practic, prin decizia unilaterală a administratorilor societății, ședințele AGA se vor desfășura fără a fi posibilă dezbaterea acționarială asupra ordinii de zi. Mai mult, decizia organelor de administrare prin care se stabilește modalitatea de organizare a Adunării Generale este un act juridic care nu poate fi contestat în instanță – articolul 114 din Legea nr. 31/1990 prevede limitativ situațiile în care Hotărârile Consiliului de Administrație, respectiv ale Directoratului, ar putea fi contestate în instanță, iar hotărârea de aprobare a convocatorului nu se numără printre aceste situații.

Subliniem deci existența unui risc de cenzurare a democrației acționariale, al cărei mijloc principal de expresie este ședința Adunăriii Generale a Acționarilor/Asociaților.

Cluj-Napoca, 15.05.2020,
MAXIM / Asociații